Online-Kalender für Psychotherapeuten
Projekthintergrund
Praxisverwaltungssysteme (PVS) gehören zu der Grundausstattung von ärztlichen und psychotherapeutischen Praxen. Die Anwendungen unterstützen Praxen z. B. bei der Terminverwaltung, dem Patientenmanagement und der Abrechnung.
Seit 1998 verkauft HASOMED Elefant®, eine Software für das Praxismanagement in psychotherapeutischen Praxen. Mit etwa 10 000 Kunden gehört Elefant zu den Marktführern in der Branche.
Projektziel
Um sich auch in der Zukunft auf dem Markt behaupten zu können, sollte die in die Jahre gekommene Desktopanwendung schrittweise erneuert werden.
Kontext
Damit ein Praxisverwaltungssystem (PVS) von Ärzten und Psychotherapeuten mit einem Kassensitz verwendet werden kann, muss das PVS eine aufwendige Zertifizierung durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) durchlaufen.
Die Zertifizierung gewährleistet, dass alle Funktionen für einen reibungslosen Praxisbetrieb vorhanden sind und die Softwarehersteller die festgelegten bundeseinheitlichen Standards und Vorgaben einhalten.
Mit der Zeit gewachsenen gesetzlichen Anforderungen, wuchs auch die Praxissoftware Elefant mit – auf Kosten der User Experience und der allgemeinen Wartbarkeit.
Mit einer kompletten Neuentwicklung des Praxisverwaltungssystems sollten die junge Generation an Psychotherapeuten besser unterstützt werden und eine moderne Grundlage für weitere Entwicklung geschaffen werden.
Meine Rolle
Ich arbeitete als UX Designerin in enger Zusammenarbeit mit weiteren UX Designern, Entwicklern und Managern an der Neuentwicklung des Produkts mit. Meine Aufgaben umfassten unter anderem:
- Planung, Durchführung und Auswertung von Interviews und Usability-Tests.
- Erstellung von Personas zur Definition der Nutzergruppen.
- Recherche und Dokumentation der funktionalen Anforderungen an ein PVS.
- Konzeption: Erstellung von Flow-Charts, Wireframes und Low-Fidelity Prototypen.
- Visual Design: Entwicklung von High-Fidelity Prototypen und Mockups.
- Design Systems: Aufbau und kontinuierliche Pflege des systemeigenen Design-Systems.
- Assets: Erstellung von Illustrationen und Animationen für das Interface.
Research
Der Entwicklungsprozess wurde mit 10 Interviews mit Psychotherapeuten und Praxisassistenzen eingeleitet. Ziel war es, die Arbeitsabläufe, Aufgaben und Hindernisse im Alltag einer psychotherapeutischen Praxis besser zu verstehen. Aus den durchgeführten Interviews waren folgende 3 Erkenntnisse ausschlaggebend für die weitere Entwicklung:
- Die Terminverwaltung gehört zu den täglichen Aufgaben eines Psychotherapeuten. Therapeuten verzichten jedoch häufig auf den Einsatz von Online-Kalendern, da diese meist keinen ausreichenden Schutz für sensible Patientendaten bieten.
- Die Art und Anzahl der Patiententermine beeinflusst das weitere Vorgehen des Therapeuten. So bestimmt beispielsweise der Termintyp die Vergütung und die Anzahl der Termine den Herausgabezeitpunkt von z. B. Formularen und Anträgen.
- Therapeuten wünschen sich, ihre organisatorischen Aufgaben auch außerhalb ihrer Praxisräume und Zeiten erledigen zu können. Bisherige auf dem Markt etablierte Softwarelösungen unterstützen bisweilen nur einen lokalen Einsatz und bieten keine Synchronisierung über mehrere Geräte an.
Auf Grundlage der Interviews wurden 3 Personas mit ihren individuellen Tagesabläufen erstellt. Die Personas umfassten bereits approbierte Psychotherapeuten mit Kassensitz und Praxisassistenzen. Nach weiteren Interviews wurden die Personas um Psychotherapeuten in Ausbildung erweitert.
Die Tagesabläufe wurden nach Therapiesitzungen unterteilt, da diese feste Zeitkontingente umfassen und maßgeblich den Tagesablauf der Praxen beeinflussen.
Die Personas wurden anschließend mit dem gesamten Entwicklungsteam geteilt, um sicherzustellen, dass sich ein gemeinsames Verständnis für die Nutzer entwickelt.
Solution
Anhand der gewonnenen Einblicke entschieden wir uns, mit einem sicheren, plattformunabhängigem Terminkalender als erstes Etappenziel Richtung eines vollwertigen Praxisverwaltungssystems zu starten.
Wireframes
Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus den Interviews, wurden mehrere Iterationen an Wireframes erstellt. Die favorisierte Variante wurden später mit 9 Probanden in einem internen Hallway Test getestet. Der Prototyp schnitt dabei gut ab und erfordert nur minimale Anpassungen.
Der Termindialog erscheint als Overlay über dem Kalender. Ein integrierter Planungsassistent unterstützt bei der Wahl des idealen Terminzeitpunkts, ohne den Dialog verlassen zu müssen. Die vorgeschlagenen Termine richten sich nach den individuell einstellbaren Arbeitszeiten der Therapeuten.
Der Kalender bietet den Therapeuten die Möglichkeit verschiedene farbkodierte Termintypen anzulegen. Zusatzinformationen und weitere Funktionen rund um den ausgewählten Termin werden in einer Seitenleiste verborgen. Der Kalender bietet außerdem einen Wechsel zwischen einer Wochen- und Monatsansicht.
Die Monatsansicht zeigt die Summe der akkumulierten Termintypen an. So kann die Tagesauslastung auf einen Blick erfasst werden. In der Seitenleiste werden die Einzeltermine aufgeschlüsselt dargestellt
UI Design
Mit den Erkenntnissen aus dem Hallway Test wurden ein High-Fidelity Prototyp gebaut und das UI Design ausgearbeitet. Das Interface wurde mithilfe einer UI Bibliothek umgesetzt.
Das finale Kalenderdesign ermöglicht es die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu erfassen und gleichzeitig nach Bedarf mehr abzurufen.
Die fünf oder sieben Tage Wochenansicht unterstützt die individuelle Terminplanung in den Praxen während die ausklappbare Seitenleiste mehr Funktionen und Informationen rund um den ausgewählten Termin bietet.
Die Monatsansicht bietet eine kompakte Zusammenfassung über alle Termine und unterstützt so die Therapeuten bei der Planung der Praxisauslastung. Mithilfe der Seitenleiste werden auch hier mehr Informationen nach Bedarf angezeigt und gleichzeitig die Terminplanung unterstützt.
Der im Termindialog integrierte Mini-Kalender unterstützt Psychotherapeuten bei der Tagesplanung, indem er freie Zeitslots anzeigt, ohne den Dialog verlassen zu müssen.
Die Details rund um den ausgewählten Termin sind zentral mittig platziert. Zusätzliche Notizen können in der rechten Spalte festgehalten werden.
Testing
Der Prototyp wurde anschließend einem Usability-Test mit 7 Psychotherapeuten unterzogen. Die Probanden konnten alle gestellte Aufgaben erfolgreich lösen. Während des Tests traten keine besonders kritischen Usability-Probleme auf, es konnten jedoch weitere wichtige Erkenntnisse aus dem Test gewonnen werden:
- Der Kalender mit seinen unterschiedlichen Ansichten wurden positiv bewertet. Die unterschiedliche Terminmarkierung und akkumulierte Terminansicht in der Monatsansicht erhielt sehr gute Resonanz. Die gewünschte Belegung der Terminfarben unterschied sich jedoch von Therapeut zu Therapeut.
- Der Schnellzugriff auf Patientendaten über die Seitenleiste war für die Probanden unerwartet, wurde jedoch durchweg positiv angenommen. Die Informationen und Funktionen, die sich Therapeuten in der Seitenleiste wünschen, sind jedoch sehr individuell.
- Der Termindialog mit dem Planungsassistenten wurde in verschiedenen Layout-Varianten getestet und schnitt je nach Variante besser oder schlechter ab. Den Probanden war es vor allem wichtig, alle Termindaten auf einen Blick sehen zu können.
Ausblick
Aufgrund der Usability-Testergebnisse und allgemein positiver Resonanz wurde entschieden den Kalender vorerst als eigenständiges Produkt auf den Markt zu bringen. Das Team setzte somit den Fokus vor allem auf die Umsetzung des High-Fidelity Prototyps. Der Funktionsumfang sollte für den Start reduziert bleiben.
