Digitaler Nachweisabruf aus dem Handelsregister
Projekthintergrund
Wer Online-Anträge ausfüllt, muss seine Daten immer wieder neu eingeben. Oft sind diese Daten schon digital vorhanden, zum Beispiel im Melderegister oder Handelsregister. Es fehlt jedoch an der Infrastruktur, um diese Daten gezielt abzurufen und zu verwenden.
Das "National-Once-Only-Technical-System" (NOOTS) soll es Behörden in Zukunft ermöglichen, elektronische Nachweise direkt aus Registern abzurufen.
Projektziel
Im Rahmen des MVP wurde die Anbindung zwischen dem Wirtschaftsserviceportal.NRW und dem Handelsregister aufgebaut und erprobt. Als Erfolgskriterium galt der vollständige digitale Abruf eines Handelsregisterauszugs und dessen Übertragung in den Online-Antrag der Gewerbeanmeldung.
MVP Use case
Ein bestehendes Unternehmen möchte eine Zweigstelle eröffnen. Hierfür ist weiterhin eine Gewerbeanmeldung unter Vorlage eines Handelsregisterauszugs erforderlich. Bisher muss dieser Auszug manuell als PDF hochgeladen und die dazugehörigen Antragsfelder händisch ausgefüllt werden. Mit der Anbindung an das Register sollen in Zukunft:
- Nutzende den Handelsregisterauszug direkt abrufen und in den Antrag übertragen,
- relevante Antragsfelder automatisch mit den korrekten Daten aus dem Handelsregister vorbefüllt werden
- der Handelsregisterauszug als PDF-Anhang ohne manuellen Upload dem Antrag beigefügt werden.
Meine Rolle
Ich arbeitete als UX Designerin in enger Zusammenarbeit mit Entwicklern und Managern an der Optimierung des Produkts mit. Meine Aufgaben umfassten unter anderem:
- Ermittlung der Optimierungspotenziale für die User Journey aus Usability Tests.
- Planung, Durchführung und Auswertung weiterer Usability Tests.
- Entwicklung von High-Fidelity Prototypen und Mockups.
- Migration des Interfaces auf das KERN-Designsystem sowie Ergänzung von Custom-Komponenten, die nicht in der Standard-Library enthalten waren.
Rahmenbedingungen
Der Ablauf des Nachweisabrufs wurde generisch konzipiert und nutzt einen speziellen Adapter, den Data Consumer Adapter (DCA). Dieser kann perspektivisch an beliebige Online-Anträge und Register angebunden werden, um unterschiedliche Nachweise abzurufen.
In der Praxis bedingt diese Architektur jedoch einen Bruch im User Flow: Nutzende müssen aus dem eigentlichen Antrag in den Adapter abspringen, dort den Nachweisabruf durchführen, um danach in ihren Antrag zurückzukehren.Der Online-Antrag für die Gewerbeanmeldung durfte für den Testcase nicht grundlegend angepasst werden, deshalb wurde lediglich ein Absprungpunkt in den DCA implementiert.
Für den MVP wurde entschieden, das KERN Design System anzuwenden. KERN etabliert sich als neuer Design-Standard für die deutsche Verwaltung. Mit dem Einsatz des Design Systems wurde auch eine Weiterverwendung für andere Bundesländer erleichtert.
KERN wird als reines HTML/CSS zur Verfügung gestellt.
Im Rahmen des Projekts wurde von publicplan eine React-Implementierung vorgenommen und der Community zur Verfügung gestellt.
Das KERN Design System kommt mit expliziten Empfehlungen zur Verwendung der Komponenten. Diese wurden beim MVP-Design mehrheitlich beachtet.
Vorprojekt
Bereits vor der MVP-Phase wurde der Ablauf des Nachweisabrufs in einem Vorprojekt durch einen Usability-Test mit internen Probanden verprobt. Aus diesem Test ergaben sich folgende zentrale Erkenntnisse:
- Die Probanden kamen mit dem grundsätzlichen Ablauf des Abrufprozesses gut zurecht. Der Absprungpunkt in den DCA wurde jedoch leicht übersehen.
- Die Gestaltung der Erfolgsmeldung nach der Datenübertragung entsprach nicht vollständig den Erwartungen der Nutzenden.
- Die Metadaten der einzelnen Nachweise waren prominent in den Cards platziert, wurden von den Testpersonen jedoch kaum beachtet.
- Probanden versuchten wiederholt, die Nachweis-Cards ein- oder auszuklappen, auch wenn Informationen bereits vollständig zu sehen waren.
- Die Checkboxen innerhalb der Cards wurden häufig übersehen.
- Die Ladevorgänge wurden innerhalb der Cards dargestellt, gingen jedoch visuell unter.
Happy Path
Im Antrag wurde ein Absprungpunkt oberhalb der Felder für den Handelsregisterauszug platziert. Nutzende erhalten dort eine kurze Information darüber, was sie erwartet und wie der Abruf abläuft.
Aus früheren Usability-Tests und Interviews war bekannt, dass Datenverlust bei den langen und komplexen Anträgen zu besonders viel Frust führte. Deshalb wird explizit darauf hingewiesen, dass keine Daten verloren gehen und eine automatische Rückkehr in den Antrag erfolgt.
In der Headersektion des Nachweisabrufs befinden sich eine Begrüßung und eine kurze Erklärung des Services. Zudem können Nutzende überprüfen, ob sie den Handelsregisterauszug für das richtige Unternehmen abrufen.
Im Contentbereich befindet sich eine globale Fortschrittsanzeige. Nutzende erhalten hier kurze Anweisungen, was im aktuellen Schritt zu erledigen ist.
Die Nachweise werden kompakt in einer Tabelle abgebildet. Dabei werden der Nachweistitel, der Status sowie mögliche Aktionen in Verbindung mit dem Nachweis angezeigt.
Beim Laden der Nachweise wird gemäß den KERN-Empfehlungen ein Loader über den gesamten Contentbereich gelegt.
Dieser Ladescreen bleibt für eine festgelegte Maximaldauer bestehen. Wird diese Zeit überschritten, erfolgt ein automatischer Wechsel in den nächsten Schritt. Hier erhalten Nutzende detaillierte Informationen zum konkreten Problem sowie mögliche Handlungsoptionen.
Der Contentbereich wurde identisch zum ersten Schritt aufgebaut.
Die erfolgreich abgerufenen Nachweise werden erneut in einer tabellarischen Ansicht dargestellt, wobei die Checkboxen kompakt an erster Stelle der Zeilen platziert sind.
Nutzende können hier auswählen, welche Nachweise in das Formular übertragen werden sollen. Für jeden erfolgreich abgerufenen Nachweis steht gemäß den Anforderungen eine Vorschau zur Verfügung.
Im Usability-Test zeigten die Probanden jedoch wenig Interesse an der Vorschau der Nachweise. Den positiven Status in Form eines grünen Badges nahmen Nutzende als ausreichend wahr.
Nutzende können grundsätzlich mit oder ohne Nachweis in das Formular fortfahren. Wenn keine Auswahl erfolgt, obwohl Nachweise abgerufen worden sind, werden die Nutzenden darauf hingewiesen.
Bei der Übertragung in das Formular wird ein prominenter grüner Hinweis angezeigt, dass die Übertragung erfolgreich war.
Dieser verlinkt direkt zu der Stelle, an der sich sowohl der Nachweis als auch die vorbefüllten Felder befinden.
Im Usability-Test wurde der grüne Hinweis sofort erkannt und Nutzende zeigten sich zufrieden mit dem Ablauf des Abrufs.
Fehlerdarstellung
Beim Laden von Nachweisen können diverse Fehler auftreten. Da der Abruf mehrerer Dokumente parallel erfolgt, können diese gleichzeitig unterschiedliche Status aufweisen.
Um eine Vermischung von erfolgreich abgerufenen Nachweisen und Fehlermeldungen zu vermeiden, wurden diese visuell in zwei Sektionen getrennt.
Die Farben der Badges entsprechen dabei den Farben der Fehlermeldungen.
Im zweiten Usability-Test stellte sich heraus, dass Nutzende weder die Fehlermeldungen noch die Beschriftungen der Badges detailliert lesen, jedoch sofort auf die Farbgebung reagieren.
Deshalb wurde die Farbe Rot ausschließlich „endgültigen“ Fehlern vorbehalten, bei denen keine weiteren Handlungsoptionen bestehen. Gelb und Blau wurden hingegen für Fehler eingesetzt, die durch die Nutzenden noch behebbar sind.
Hilfe und Aktionen
Bei auftretenden Fehlern werden Nutzende in der globalen Fehlermeldung auf die kontextsensitive Hilfe hingewiesen, die konkrete Handlungsvorschläge je Fehlertyp enthält.
Bei Fehlern, die noch nicht „endgültig“ sind, stehen Nutzenden Aktionen wie „Abruf erneut starten“ zur Verfügung.
Im Usability-Test wurde die kontextsensitive Hilfe zwar positiv bewertet und als erwartungskonform wahrgenommen, jedoch gab es Kritik an den Inhalten.
Aufgrund der aktuellen Architektur erhält der DCA nur begrenzte Informationen aus dem Online-Antrag oder dem Nachweis, weshalb Hilfestellungen vage bleiben. Besonders deutlich wurde dies bei Hinweisen wie „Wenden Sie sich an die nachweisausstellende Stelle“. Nutzende konnten nicht identifizieren, welche Behörde konkret gemeint war oder wie sie diese kontaktieren sollten.
Hier wurde deutlich, dass für eine optimale User Experience eine grundlegende Nachjustierung der Architektur erforderlich wäre.
Fazit
Durch die Kombination aus KERN-Empfehlungen und iterativen Nutzertests wurde eine tragfähige Lösung für den MVP des digitalen Nachweisabruf gefunden. Obwohl für diesen ersten Meilenstein primär der „Happy Path“ im Fokus stand, konnte durch die Tests Vorarbeit für Abruf von mehreren Nachweisen als auch Verhalten bei Fehlern geleistet wrden.
Für den langfristigen Einsatz und den produktiven Live-Gang identifizierten die Tests jedoch noch wesentliche Optimierungsbedarfe:
- Der Absprungpunkt aus dem Online-Antrag in den DCA ist eine hochkritische Stelle. Es muss sichergestellt werden, dass Nutzende den Absprung nicht übersehen. Hier wäre perspektivisch eine umfassende Überarbeitung der Gewerbemeldung notwendig, da bereits der eigentliche Antrag in den Usability-Tests eine schwache Performance zeigte. Zudem muss kritisch abgewogen werden, ob ein generischer Adapter, der einen Absprung aus dem Online-Antrag erfordert, langfristig eine akzeptable Lösung für eine gute User Experience darstellt.
- Fehlermeldungen und die kontextsensitive Hilfe müssen deutlich spezifischer formuliert sein. Ein bloßer Verweis zurück auf den Antrag verlagert das Problem lediglich auf die Antragsbetreiber. Da Budgetbeschränkungen notwendige Anpassungen an den Anträgen oft verhindern, geht dies letztlich zulasten der User Experience.
- Die bisherigen Usability-Tests wurden ausschließlich mit internen Probanden durchgeführt. Eine zusätzliche Validierung mit externen, unabhängigen Personen sowie Menschen mit Einschränkungen ist zwingend erforderlich, um belastbare Ergebnisse im Bezug auf Usability und Barrierefreiheit zu gewährleisten.